Адизес тайм менеджмент инструменты

Содержание
  1. 6 простых инструментов управления временем
  2. Уровень: год. Главные приоритеты
  3. Уровень: год. Чек-листы
  4. Уровень: неделя. Вечернее планирование
  5. Уровень: неделя. Ясные задачи
  6. Уровень: день. Вежливое «нет»
  7. Уровень: день. Помидорная техника
  8. Основные инструменты планирования и способы внедрения их в жизнь
  9. 1. Хранилище задач
  10. 2. Распределение задач
  11. 3. Иерархия задач
  12. 4. Детализация задач
  13. 5. Приоритизация задач
  14. 6. Группировка задач.
  15. 7. Созадачность
  16. 8. Делегирование задач
  17. 9. Обзор задач
  18. 10. Фокусировка на задаче
  19. 11. Календарь событий
  20. 12. Список ежедневных дел
  21. 13. Напоминания
  22. Инструменты тайм менеджмента: лучшие из лучших
  23. «Помидор»
  24. 20 эффективных техник тайм-менеджмента
  25. 2. Правило трёх
  26. 3. Способ 10 минут
  27. 4. Pomodoro
  28. 5. Метод 90/30
  29. 6. Метод 52/17
  30. 7. Поедание лягушек
  31. 8. Временные блоки
  32. 9. GTD
  33. 10. ZTD
  34. 11. Канбан
  35. 12. Правило двух минут
  36. 13. Zero Inbox
  37. 14. Fresh or Fried
  38. 15. Метод айсберга
  39. 16. Автофокус
  40. 17. Матрица Эйзенхауэра
  41. 18. Метод 4D
  42. 19. Хронометраж
  43. 20. Метод Тима Феррисса

6 простых инструментов управления временем

Адизес тайм менеджмент инструменты

Как сосредоточиться на важном и эффективнее расходовать время. Рассказываем о приемах, которые просто внедрить и легко использовать.

Помните, в фильме «Сказка о потерянном времени» злые волшебники похитили у детей время, потому что они тратили его впустую. Однако у большинства из нас другая проблема: где взять это самое время, чтобы успеть сделать все запланированное.

На помощь приходит тайм-менеджмент. Но на его изучение опять-таки требуется не один час. Поэтому сегодня мы поговорим о 6 инструментах тайм-менеджмента, которые просто использовать и быстро внедрить. Половина из них поможет сосредоточиться на главном, а другая – эффективнее расходовать время на каждом из трех уровней: в рамках года, недели и одного дня.

Уровень: год. Главные приоритеты

В жизни много всего интересного, чем хочется заняться. Но хватаясь за все и сразу, рискуешь так толком ничего и не сделать.

Гордон Рамзи из «Адской кухни» всегда советовал владельцам ресторанов, которых он консультировал: «Выкиньте из меню большую часть блюд.

Сосредоточьтесь на нескольких, но делайте их так, как никто другой». Проще говоря, не распыляйтесь. Этот совет подходит для любой сферы.

Полезный инструмент, который поможет сосредоточиться на главном в течение года, предлагает Питер Бергман в книге «18 минут». Он советует определить 5 категорий задач на год, которые сильнее всего повлияют на вашу жизнь, и уделять им 95% времени. Тогда в конце года вы увидите значительный прогресс и почувствуете, что год прошел не зря.

Как это сделать. Вот несколько советов, которые помогут быстрее определить главные приоритеты на год:

  • Выбирайте не конкретные задачи, а общие категории, к которым легко можно будет отнести разные дела за целый год. Чтобы это было проще сделать, вспомните, чем вы занимались за последние 12 месяцев. Выпишите эти задачи и отметьте те, которые хотите оставить. В какие категории их можно объединить?
  • Убедитесь, что ваш список учитывает ваши сильные стороны, индивидуальные особенности и пристрастия.
  • Включайте в список все важные сферы вашей жизни. Не забывайте про семью, друзей, здоровье и саморазвитие.

Для примера приведем список задач, которые выбрал для себя Бергман, консультант по профессии:

  • Рабочие:
    1. Отлично работать с нынешними клиентами.
    2. Привлекать новых клиентов.
    3. Писать и говорить о моих идеях.
  • Личные:
    1. Проводить время с близкими и друзьями.
    2. Получать удовольствие и заботиться о себе.

Не всегда ваши планы будут вписываться в выбранные 5 пунктов. Может, вы захотите кому-то помочь или появится новая возможность, которую будет жалко упустить. Не переживайте.

Время на задачи вне приоритетов может достигать 15%. Однако стоит задуматься, если оно превышает 20%.

Это означает, что слишком много времени уходит на повседневные заботы, мимолетные желания и жизнь других людей в ущерб важным приоритетам.

Уровень: год. Чек-листы

Вспомните свою жизнь за последний год. Приходят ли на ум события, которые повторялись за это время хотя бы 3-4 раза? Например, выставки и презентации для клиентов, командировки, публикации статей и постов, однотипные рабочие и личные проекты.

Для каждого такого события имеет смысл составить чек-лист, чтобы меньше времени тратить на подготовку и ничего не забыть. Чек-лист помогает стандартизировать процесс выполнения какой-либо задачи или проекта и каждый раз совершенствовать его, сокращая затраты времени. Если вы поймали себя на мысли: «В следующий раз надо обязательно не забыть про…», составляйте чек-лист.

Как это сделать. Все умеют создавать чек-листы хотя бы потому, что хоть раз писали список продуктов. Однако есть несколько советов, которые помогут повысить полезность этого инструмента:

1. Составляйте пункты в утвердительной форме. Цель чек-листа — проверка исполнения, поэтому лучше писать: «сделано, отправлено, проверено».

2. Дробите пункты на простые и понятные операции.

3. Чек-лист должен содержать 15-20 пунктов. Если чек-лист получается длиннее, лучше разбейте задачу на несколько этапов и составьте к каждому отдельный чек лист.

4. Оформляйте чек-лист так, чтобы им было удобно пользоваться. Желательно его напечатать, а не писать от руки. Все пункты должны быть правильно структурированы, по важности или по времени выполнения, и пронумерованы.

5. Регулярно обновляйте чек-лист, когда в процессе произошли какие-то изменения или вы видите, как его можно усовершенствовать, ускорив или отменив какую-то операцию.

Например, на семинаре вы увидели, что участники тратят много времени на конспекты, отвлекают вас и не успевают за рассказом.

Тогда в следующий раз лучше подготовить для них раздаточный материал с основными идеями.

Уровень: неделя. Вечернее планирование

Планирование – основа тайм-менеджмента, поэтому в книгах этому инструменту уделяется много внимания. Планирование помогает сосредоточиться на важных задачах и ничего не забыть. Сегодня мы рассказываем о простых приемах управления временем, поэтому и для планирования выберем вариант попроще.

Как сделать. Вечером в воскресенье сядьте за стол и выполните следующие шаги:

  • Вспомните все, что хотите сделать в течение следующей недели, и запишите эти задачи.
  • Распределите их по категориям, которые вы определили на год, чтобы проверить, насколько ваши планы соответствуют приоритетам и гармонично ли вы планируете прожить эту неделю.
  • Добавьте задачи в ту категорию, которой вы уделили мало времени.
  • Распределите задачи по дням недели, стараясь соблюдать равномерную загруженность. Для этого можно использовать ежедневник или заметки в электронном блокноте.
  • Каждый вечер уделяйте 10 минут, чтобы подвести итоги, добавить новые задачи, если они появились, и убрать те, которые больше неактуальны. Если какую-то задачу не получилось выполнить, но она все еще важна, перенесите ее на менее загруженный день.

Вот пример плана на день Питера Бергмана.

Как видим, у него задачи на день тоже распределены по категориям. Но для простоты мы будем делать это раз в неделю. Этого достаточно, чтобы оценить, сколько времени вы тратите на главное.

Уровень: неделя. Ясные задачи

В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев рассказывает про особенную обезьянку, которая живет в нашем мозге и управляет нами большую часть времени. Обезьянка готова делать, но не любит думать. Поэтому задачи в плане дел должны быть сформулированы максимально понятно, чтобы к ним можно было приступить без дополнительных размышлений, на которые обычно тратится много времени.

Как это сделать:

  • Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели или очередной шаг, необходимый для выполнения проекта.
  • Формулируйте задачу как ответ на вопрос «Что нужно сделать?»
  • Начинайте с глагола в неопределенной форме.

Правильные формулировки:

  • Позвонить клиенту А и договориться о встрече по поводу проекта С.
  • Составить структуру выступления на конференции.
  • Подготовить первую часть отчета для директора.

Уровень: день. Вежливое «нет»

Время – ресурс жестко ограниченный. И чем больше мы тратим его на чьи-то задачи и неприоритетные дела, тем меньше остается на достижение целей. Поэтому важно научиться говорить «нет» всему, что не входит в те пять категорий, которые вы выбрали на год.

Говорить «нет» людям сложнее, чем другим делам. В ответ на отказ они часто обижаются. Другое дело, если вы правильно объясните свою позицию. Это поможет сохранить отношения, не жертвуя приоритетами.

Как это сделать:

  • Приведите аргументы. Объясните объективные причины, которые мешают вам выполнить просьбу. Однако помните: человек — существо эмоциональное, которое не всегда будет включать логику, когда слышит отказ: Я не могу встретить тебя на вокзале, так как в это время у меня важное совещание с директором, от которого зависит мое повышение. Возьми, пожалуйста, такси.
  • Сделайте просьбу непривлекательной. Подумайте, в каком случае просьба будет не выгодна самому просителю, и объясните свой отказ с этой точки зрения: Шеф, я могу сейчас все бросить и подготовить для вас отчет, но тогда я не успею составить коммерческое предложение для клиента, с которым завтра встреча. Так мы можем упустить заказ, которого добивались несколько месяцев.
  • Предложите альтернативу. Если не хотите обидеть человека, но сейчас никак не можете выполнить его просьбу, предложите ему другой вариант: Давай я подойду через 2 часа и помогу тебе. Вот по этой ссылке ты найдешь всю нужную информацию. Я не могу посидеть с Марусей, но дам телефон хорошей няни.

Уровень: день. Помидорная техника

Помидорная техника предполагает чередование небольших промежутков работы с короткими перерывами на отдых. Такой подход позволяет сохранить высокую продуктивность и в то же время не застрять на одном месте, с головой погрузившись в задачу. Особенно хорошо он показывает себя, когда нужно как можно быстрее выполнить трудоемкую задачу.

Как это сделать. Суть метода можно описать одним предложением: 25 минут непрерывной работы + 5 минут на перерыв. Ключевое слово здесь – «непрерывной». Техника будет работать только тогда, когда вас не будут отвлекать.

Поэтому выбирайте время, когда вы с наибольшей вероятностью никому не потребуетесь, либо просите коллег не беспокоить вас в ближайшие пару часов. Телефон тоже лучше отключить. Ответите на звонок — придется начинать «помидор» заново.

Если задача не укладывается в 25 минут, уделите ей несколько «помидоров» подряд, но обязательно делайте перерывы между ними. Небольшой отдых помогает отвлечься от задачи и взглянуть на нее с новой стороны, что ускоряет процесс решения.

Чтобы засекать время, используйте любой таймер или специальные приложения, посвященные этой технике. Плюс таких программ в том, что они помогают накопить статистику и посмотреть, насколько хорошо вам помогают «помидоры».

Итак, мы рассмотрели 6 инструментов управления временем, которые просто освоить и быстро внедрить. Чтобы вам было легче их запомнить и использовать в жизни, поместим все 6 инструментов в табличку:

Надеемся, что эти инструменты помогут вам расходовать время только на самые важные дела и при этом экономить несколько часов на приятные.

Источник: https://e-mba.ru/knowledge-base/6-prostyh-instrumentov-upravleniya-vremenem

Основные инструменты планирования и способы внедрения их в жизнь

Адизес тайм менеджмент инструменты

Я прочитал множество книг по планированию/тайм-менеджменту и опробовал множество приложений по внедрению этих техник в жизнь (список в конце). И на общее обозрение выношу вытащенные из них инструменты планирования. Сама суть тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы взять список своих дел, что-то с ними сделать и после получить прирост по времени (моё мнение).

Под инструментом тайм-менеджмента я подразумеваю некие действия со своими задачами, которые приводят к увеличение свободного времени или сокращению времени на задачу (что суть есть одно и тоже = высвобождение времени).

Я даже осмелюсь предложить наглядное неравенство:

Время затрачиваемое на задачу > время затрачиваемое на задачу — экономия времени от инструмента планирования.

И пример для наглядности:

поход в магазин за салфетками + поход в магазин за продуктами > поход в магазин за салфетками и продуктами — время на отдельный поход за продуктами

В данном случае инструмент планирования — группировка задач. Как видно из примера, мы экономим время на одевании + на дороге до магазина, отсюда количество времени, потраченного на эту задачу, реально сокращается. Подобные инструменты я стал искать и внедрять в свою жизнь.

1. Хранилище задач

Место, в которое вы можете записать все ваши задачи, чтобы их не забыть. Чем больше ваших хороших идей вы сохраните в хранилище, тем больше шанс, что они не улетучатся из головы и претворятся в жизнь.

Примеры: записи на бумаге, блокнот-органайзер, электронный органайзер.

Прирост по времени за счет своевременной подготовки к делам, за счет уменьшения количества забытых дел и связанных с этим стрессов.

2. Распределение задач

Когда мы записали все свои задачи, то по сути получили просто свалку.

Распределение задач по категориям позволяет понимать, как ту или иную задачу обрабатывать благодаря тому, что мы понимаем, в каком контексте она происходит.

Примеры: деление по сферам жизни (колесо судьбы), деление по месту (дом/работа), деление по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done).

Прирост по времени за счет понимания, в каком контексте задачу решать, что облегчает осмысление задачи. Тут стоит пояснить, наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих эту задачу явлений и если контекст ясен, то и решение ясное, а если нет, то мозгу приходиться каждый раз этот контекст порождать заново, что и удлиняет обдумывание (а порой вызывает желание вовсе не делать). Пример: «сделать проект». Сразу встают вопросы — «Какой проект?» «К какому сроку?», «Почему им вообще нужно заниматься мне?» и т.д. По сути такую задачу делать не хочется, потому что она требует мозговых усилий, прежде чем её можно будет начать делать.

3. Иерархия задач

Большинство желаемых нами результатов — многошаговые, при этом шаги должны выполнятся последовательно, для достижения сначала промежуточных целей, и только в конце цели основной.

Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели.

Примеры: логическое дерево, структура папок и подпапок операционной системы, структура задач в электронном органайзере.

Прирост по времени происходит за счет выбрасывания из жизни нереалистичных проектов или своевременной переделки существующих, так как благодаря иерархии еще на стадии прописывания крупных шагов можно увидеть нереалистичность проекта, сэкономив время на детальное планирование и уж тем более на практические попытки воплотить в жизнь.

4. Детализация задач

Как показывает практика, можно прописать цель проекта по SMART, можно иерархически расписать задачи, но только детализация по конкретным действиям позволяет реально оценить объем работ и требуемых ресурсов, которые необходимы для успеха проекта. Детализация усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту и конкретные действия меняются.

Примеры: расписывание задачи по значимым действиям, по конкретным действиям, по возможным шагам.

Прирост по времени за счет отсекания проектов, которые сжирают слишком много ресурсов или за счет снижения приоритетности таких проектов. Еще увеличение времени при детализации происходит за счет своевременной подготовки, например продетализировав заказ вы понимаете, что затраченные на изготовление материалы + время не покроют сумму, предложенную вам, хотя на стадии переговоров эта сумма показалась вам огромной.

5. Приоритизация задач

Как только мы детализировано прописали свои задачи, приходит понимание, что всего не успеть.

Как понять, что делать в первую очередь? Нужно расставить приоритеты, чтобы прибыльные проекты получили наши силы и внимание в первую очередь, а активности, которые тратят наши деньги и время попадали в конец списка.

Примеры: выбор приоритетов на основе ценности результатов, жизненных ценностей, срочности, удобства месту или окружению.

Прирост по времени за счет вкладывания в проекты, которые принесут больше денег/статуса/ресурсов, которые в свою очередь увеличат высвобождение времени. Например за счет покупки услуг нянечки, ускорения заключения сделок в связи со статусом и т.д.

6. Группировка задач.

Задачи удобнее делать, если они похожи или физически находятся рядом, группируя задачи таким образом, можно, поехав по магазинам, сразу купить все нужное или начав работать за компьютером сразу поработать над документами, разобрать почту и почистить виндоус, не отвлекаясь на другие дела.

Группировка экономит время и силы.

Примеры: по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести работы, которую нужно проделать.

Прирост по времени за счет снижения затрат на дорогу/психологическую настройку на работу/человека.

7. Созадачность

Некоторые задачи можно выполнять совместно с другими, чаще всего это относиться к чтению, просмотру и прослушиванию чего-либо что и позволяет учиться «на ходу». Не путать с многозадачностью, которая предполагает выполнение нескольких дел сразу.

В созадачности одна из задач «пустая» или «не полная», поэтому вторая дополняет первую, а не заменяет её. Примеры: чтение книги во время ожидания в больнице, аудиокнига во время дороги на работу, велотренажер во время просмотра фильма.

Прирост по времени за счет выполнения 2-х задач одновременно.

8. Делегирование задач

Подумать над тем, какие задачи и каким образом можно передать другим всегда полезно, так как это может очень сильно сэкономить время в последствии. Важно помнить, что все делегированные задачи вам всё равно нужно контролировать.

Примеры: наём помощников, передача части работы коллегам, неисполнение задач, которые все равно сделают без вас.

Прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми (при условии, что они будут выполнены не хуже вашего).

9. Обзор задач

Любой план должен соответствовать жизни, иначе он не только не способствует, но и мешает человеку. Поэтому периодический обзор своих задач позволяет скорректировать их с учетом изменений.

Этот простой приём позволяет держать в актуальном состоянии ваш план, если вы этого не делаете, то любой долгосрочный план обречен на провал.

Примеры: выезд на природу с осмыслением жизни, чтение своих планов написанных на бумаге с оценкой их реалистичности и актуальности, задача в электронном органайзере, побуждающая уединиться и переоценить значимость ваших задач.

Прирост по времени за счет удаления неактуальных планов, которые были бы вами выполнены без реально на это нужды. Так же прирост за счет своевременного внесения задач, без которых ряд текущих проектов были бы приостановлены.

10. Фокусировка на задаче

Когда вы занимаетесь каким-то делом, ваш мозг настраивается на него, начиная выполнять его лучше и быстрее, но если вы параллельно делаете что-то еще, то этот эффект пропадает.

Собственно многозадачность вредит эффективности мышления, а фокусировка помогает быстрее и, что более важно — разностороннее решать задачи.

Примеры: ставить таймер на выполнение конкретной задачи, выключать телефоны пока выполняется определенная задача, говорить коллегам не отвлекать вас в определенное время.

Прирост по времени за счет ускорения выполнения задачи, благодаря использованию ресурсов мозга на полную без дробления этого ресурса на отвлечения.

11. Календарь событий

В нашей жизни есть достаточно событий, про которые лучше не забывать, начиная от назначенных встреч до дня рождения супруги или супруга. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и планировать свою занятость, лучше записывать все задачи с жесткими датами и временем в одно легкодоступное место.

Примеры: бумага с записями, картонный календарь на стене, календарь на смартфоне.

Прирост по времени за счет отсутствия потерь времени/репутации из-за подготовки к важным датам заранее.

12. Список ежедневных дел

Когда событий и дел в вашей жизни много, то сложно держать всё это в голове. Это часто приводит к ощущению, что вы постоянно не успеваете, что выливается в самобичевание и самоунижение.

В разы удобнее понимать, что вам нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все, что реально возможно, с учетом отдыха и времени на себя.

Если у вас есть такой список на каждый день, то очень скоро вы начинаете реалистично оценивать, что можно от себя ждать, а чего не стоит и какой объем работ в сутки вам реально под силу.

Примеры: список в голове, список на бумаге, фильтр в электронном органайзере.

Прирост по времени за счет внутреннего спокойствия и одного места, в которое нужно заглядывать, чтобы оценить объём задач. Так же прирост достигается за счёт учёта списком дел просроченных задач, которые должны были быть выполнены.

13. Напоминания

Наш мозг не справляет с количеством всего, что нужно помнить и, порой, дело не в плохой памяти, а в том что, вы просто сконцентрированы на том, что делаете сейчас, что тоже хорошо. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.

Примеры: напоминание от друга, стикер с записью, напоминание на телефоне.

Источник: https://habr.com/ru/post/320240/

Инструменты тайм менеджмента: лучшие из лучших

Адизес тайм менеджмент инструменты

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

«Помидор»

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный.

Источник: http://capitalgains.ru/obrazovanie/lichnostnyj-rost-i-samorazvitie/instrumenty-dlya-tajm-menedzhmenta.html

20 эффективных техник тайм-менеджмента

Адизес тайм менеджмент инструменты
AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете.

Согласно эксперименту , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления.

Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное.

Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить.

Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой.

Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский.

Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на и в играх.

Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы.

Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Источник: https://Lifehacker.ru/texniki-tajm-menedzhmenta/

Юриспруденция
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: