Акт о перечне документов на уничтожение образец

Составление акта об уничтожении бухгалтерских документов

Акт о перечне документов на уничтожение образец

Документы, созданные в течение деятельности организации, подлежат учёту и хранению.

Для них устанавливается определённый срок хранения в соответствии с утверждёнными на законодательном уровне перечнями архивных документов.

Истёкший к 1 января период хранения позволяет приступить к утилизации деловых бумаг с условием соблюдения установленного порядка, включая составление акта об уничтожении документов.

Алгоритм уничтожения документации

Подготовку деловых бумаг к уничтожению можно начать после того, как за очередной год составлены описи дел постоянного и длительного (более 10 лет) периода хранения для передачи в архив.

Для этого приказом руководителя создают экспертную комиссию. В её состав включаются компетентные сотрудники, которые могут определить ценность деловых бумаг.

Комиссия сверяет сроки их хранения с перечнем, утверждённым приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В акт об уничтожении документов включают дела с истёкшим периодом хранения:

  1. управленческие;
  2. кадровые;
  3. бухгалтерские;
  4. экономические;
  5. хозяйственные;
  6. социальные;
  7. иные.

Бумаги, которые не вошли в номенклатуру, не имеют ценности, не подлежат хранению, черновики, копии, лишние экземпляры — их включают в годовой акт.

Для этого подразделения должны провести ревизию, пролистать дела, чтобы ненароком не утилизировать актуальные деловые бумаги. В случае если в одном деле оказались документы, подлежащие архивированию, папку нужно расшить и переформировать в отдельные дела.

Расчистку бумажных фондов проводят согласно действующим на момент создания документа правилам. Бумаги до 2010 архивируются и списываются согласно Перечню типовых управленческих документов, утверждённому Росархивом от 06.10.2000 .

Сроки хранения в действующем и утратившем силу перечнях не всегда совпадают по одним и тем же делам.

Например, годовые налоговые декларации, созданные до 2010 года, подлежат постоянному хранению, а датированные этим годом и позже хранятся 5 лет ЭПК (вопрос ценности бумаг решается экспертной комиссией).

Рекомендуем:  Химический анализ воздуха на наличие вредных веществ

Комиссия отвечает за всю процедуру уничтожения от начала до конца. В комиссию поступают предложения от подразделений с отобранными для уничтожения документами для подготовки сводного акта.

Комиссия проводит экспертизу ценности представленных дел и уточняет окончание момента их хранения, опираясь на номенклатуру дел организации и установленный Министерством культуры перечень управленческих документов. Хранить дела больше указанного срока разрешается, а раньше времени бумаги уничтожать нельзя.

Если документ не поименован в перечнях, можно обратиться к архивному работнику. После получения ответа можно решить его судьбу.

Работа комиссии оформляется протоколом. Форма протокола не регламентирована, в нём отражаются выявленные во время работы особенности:

  1. расшивка дел и оформление их в отдельные папки;
  2. установление периода хранения;
  3. решение об уничтожении повреждённых дел, не поддающихся восстановлению;
  4. отметка о повреждённых делах, которые можно восстановить.

Отбор бухгалтерских документов

К выделению на ликвидацию бухгалтерских дел нужно отнестись особенно внимательно. Сроки их хранения нужно соотносить не только с перечнями, но и НК РФ, ФЗ о бухучёте № 402-ФЗ, ФЗ о страховых взносах № 212-ФЗ.

Например, НК РФ (ст.23) обязывает хранить бухгалтерские документы, использованные для налоговых расчётов, 4 года. Статья 29 ФЗ о бухучёте № 402-ФЗ соглашается со сроками, установленными в правилах государственного архивного дела, с оговоркой «не менее 5 лет».

ФЗ о страховых взносах № 212-ФЗ утратил силу с 2017 года. Функции администрирования внебюджетных доходов в виде страховых взносов в ПФ, ФСС, ФОМС переданы ФНС.

С этого времени действуют налоговые правила хранения в течение 4 лет. Но ориентироваться нужно на статью 29 ФЗ № 402-ФЗ, требующую сохранять бухгалтерские первичные документы не менее 5 лет, и статьи 360 ¾ 362 перечней типовых документов № 558. Датированные до 2017 документы, по которым производился расчёт страховых взносов, хранить нужно 6 лет в соответствии с ФЗ № 212-ФЗ (ст. 28).

Рекомендуем:  Оформление предприятием паспорта отходов для опасного мусора

Особый порядок хранения документов установлен ст. 283 НК РФ для организаций, переносящих убытки прошлых лет на последующие периоды. В этом случае уничтожать бумаги, подтверждающие убыток, нельзя в течение всего срока переноса.

Утилизация отобранных бумаг

Подписанный членами комиссии и утверждённый руководителем сводный акт является разрешением на ликвидацию бумаг, которые можно назвать макулатурой. Метод утилизации организация выбирает на своё усмотрение:

  1. сжигание, но оформленные в папки дела могут гореть долго, кроме того, нужно соблюсти противопожарные мероприятия;
  2. уничтожитель бумаг подойдёт для небольшого объёма;
  3. передача в специализированную организацию.

Процедура утилизации собственными силами должна происходить в присутствии членов комиссии. Если макулатуры много, то её передают по накладной с указанием веса и количества дел. Во избежание утечки информации при переработке должен присутствовать сотрудник организации.

После фактической утилизации нужно составить специальный акт, который должен содержать информацию о способе уничтожения и подписи всех членов комиссии. Подтвердить завершение всей процедуры нужно записью в итоговую часть сводного акта.

В показанном образце акта об уничтожении документов зафиксировать отметкой о передаче документов на ликвидацию сторонней организации.

Особенности заполнения акта

На основании предложений структурных подразделений составляется сводный акт о выделении документов, не подлежащих хранению. Особенности заполнения акта об уничтожении дел:

  1. заголовок дела (гр. 2) должен совпадать с наименованием дела на обложке;
  2. крайние даты (гр. 3) отображают временной период создания отобранных документов;
  3. номера описей (гр. 4) заполняются учётным номером описи;
  4. индекс дела (гр. 5) заполняется в полном соответствии с номенклатурой;
  5. единицей хранения (гр. 6) принимается количество дел, папок, россыпь в коробках;
  6. срок хранения (гр. 7) указывается со ссылкой на статью перечня, закона или протокола ЭПК из номенклатуры организации.

Рекомендуем:  Образец заполнения формы 2-ТП отходы

Текст об утверждении описей ЭПК архива, расположенный после табличной части, может не заполняться, если организация не является источником комплектования госархива. После подписания акта членами экспертной комиссии акт утверждается руководителем.

Ответственность руководителя

Практика показывает, что иногда проверяющие запрашивают дела, которые могли быть утилизированы в связи с истёкшим периодом хранения.

Но если актов об уничтожении нет, то бумаги по запросу нужно предъявить. Если бумаги будут уничтожены раньше срока, руководитель понесёт административную или даже уголовную ответственность.

После физического избавления от макулатуры подписанный акт на уничтожение передаётся в архив организации. В случае проверок он может служить доказательством законного отсутствия дел.

Источник: https://vtothod.ru/pravila/sostavlenie-akta-ob-unichtozhenii-buhgalterskih-dokumentov

Образец акта на уничтожение документов

Акт о перечне документов на уничтожение образец

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.

Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.

Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать.

Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец акта об уничтожении документов

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании.

Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено.

У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-akta-na-unichtozhenie-dokumentov.html/

Акты приема-передачи и уничтожения документов

Акт о перечне документов на уничтожение образец

Год документа: 2019

Группа документа: Договоры

Вид документа: Акт

Форматы для скачивания: DOC, PDF

Акты приема-передачи и уничтожения документов – образцыдокументооборота любой организации. При этом бумага составляется как припередаче документов внутри одной компании, так и между двумя юридическими илифизическими лицами (в зависимости от ситуации).

Передача и утилизация документации подтверждаются актами, формы которых определяет организация самостоятельно. Как правило, шаблон удостоверяется приказом руководителя. Также разрешается использовать акты передачи и уничтожения в любой свободной форме: на простом листе А4 или листе с фирменным обозначением.

В сегодняшней статье детально рассмотрим, что пишется в шаблонахна передачу, уничтожение и утрату документации.

Дочитайте статью: в конце можно скачать образцы актов.

Акт приема-передачи документов

Передаточный акт используется во многих ситуациях. Наиболеепростой вариант – передача пакета документации от одного лица к другому.Делается это, чтобы подтвердить факт передачи документов при увольнениисотрудника. Таким образом, снижается вероятность пропажи или порчи документации.Факт отсутствия каких-либо папок подтверждается актом, который имеетюридическую силу.

Если передаются документы важной значимости илисекретности между двумя организациями – также составляется передаточный акт,только уже между двумя юрлицами. Подобный документ также составляется междучастными лицами.

Для передачи документации может использоваться шаблон,принятый в компании, или образец в свободной форме. Вне зависимости от формы, вакте должны прописываться обязательные реквизиты, без которых бумага не будетиметь юридической силы.

Как составить акт в свободной форме:

  1. Прописываем название документа, его номер, если это фиксируется, а также реквизиты договора, к которому составляется акт (это касается больше передачи бумаг между юридическими лицами).
  2. Прописываем информацию об участвующих сторонах. Если это физические лица: ФИО и данные паспорта (при простой передачи от увольняющего работника к работнику заменяющему хватит ФИО). Если юридические: полное наименование организаций и информация о представителях.
  3. Перечисление передаваемых бумаг, краткая информация, количество, сведения о датах.
  4. Подписи сторон.

Внутри организации акт используется при передаче кадровыхдокументов, приемке документов, которые имеют важную значимость в работепредприятия или содержание папок имеет конфиденциальную информацию.

Передаточный акт не относится к обязательной процедуре документооборота предприятия, однако специалисты рекомендуют его составлять, чтобы избежать в дальнейшем неприятностей. Особенно это касается случаев, когда новый руководитель или главный бухгалтер принимает дела, либо происходит реорганизация или продажа компании.

При сменедиректора

При смене руководителя новый сотрудник обязан принятьдела от предыдущего директора. Акт составляется в любой форме, обычно, это ужеустановленный в компании образец на фирменном бланке.

В верхнем правом углупрописывается приказ и дата принятия образца, посередине – название бумаги.

Далее– информация о комиссии, которая занимается передачей бумаг, среди них долженбыть сотрудник, который передает дела.

Перечень передаваемых бумаг приводится в виде списка или табличном варианте. Внизу члены комиссии ставят личные подписи и дату составления акта.

При сменеглавного бухгалтера

Примерно такая же процедура нужна и при передачебухгалтерских документов от увольняющего главного бухгалтера к его заместителюили сотруднику, который пришел на его место.

Составляется акт в свободной форме по общепринятымстандартам компании. Образец может закрепляться приказом руководителя илидругим локальным нормативом. Рекомендуется провести инвентаризацию основныхстатей баланса, сдать отчетность, свериться по расчетам с налоговой службой ивнебюджетными фондами. В акте отражаются:

информация о самом документе (название, сведения о форме установления, дата составления)  
информация об учетной политике, наличие неточностей в отчетности, причины их возникновения
опись ценного имущества главного бухгалтера (ключи от сейфов, электронные ключи для использования специализированных программ, штампы и печати)  
перечень передаваемых документов (можно оформить приложением к акту)

В конце ставятся подписи ответственных лиц.

При продаже ООО

При продаже ООО (имеется в виду 100% доли от учредителяили нескольких учредителей) процесс приема-передачи кадровых документов,устава, бухгалтерской документации и прочего происходит ни от одного учредителяк другому, а именно от старого директора к новому. Ответственность за них несетименно руководитель, поэтому назначение нового директора происходит одним изспособов:

  • старый директор слагает свои полномочия ипередает их новому еще до фактической продажи;
  • после продажи и регистрации нового учредителя импринимается решение о снятии старого руководителя и назначении нового.

Только после этого происходит передача дел от одного к другому лицу. Предыдущий директор по акту передает учредительные документы, бухгалтерскую и кадровую документацию, печати и штампы, уставные документы и прочее. Таким образом, происходит процедура схожая с процедурой приемки-передачи при смене директора.

Акт науничтожение документов

Акт на уничтожение документов является документальнымподтверждением необходимости утилизации документации. Сюда относятся бумаги:

  • с истекшим сроком хранения;
  • которые не имеют значения для текущей идальнейшей деятельности компании;
  • которые не несут научного и историческогозначения для организации.

Акт составляется в любой форме, принимается также бланк, утвержденный на предприятии. Утилизируются бумаги любого структурного подразделения. Для этого предварительно создается экспертная комиссия с количеством участников, как минимум, два человека. При этом в комиссию должен входить человек из отдела, списание документов на уничтожение которого и производится.

Комиссия принимает решение о выделении документов куничтожению и по результатам анализа составляет акт. Вне зависимости от шаблона,в нем указываются:

  • общеорганизационные сведения (дата составления,дата утилизации, номер утвержденного приказа, обоснование уничтожениядокументации);
  • информация о членах комиссии;
  • перечень бумаг, срок хранения которых истек,либо хранить которые нецелесообразно (подробно описывается название папок,номера по номенклатуре дел, количество, дата заведения и прочее);
  • указывается способ уничтожения.

Предлагаем рассмотреть пример уничтожения бухгалтерских документов.

Кстати! Комиссия вправе принять решение о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт об утрате документов

Как бы хорошо не был устроен учет документов и архивной деятельности, случаются ситуации, при которых возможна утеря бумаг. Это могут быть форс-мажоры (пожары, затопления), кража, потеря по халатности сотрудников и прочее.

Если обнаруживается недостача документации, приказом руководителя назначается комиссия по расследованию этого дела. Она же в конечном итоге составляет акт об утрате документов. Образец составляется в любой форме.

В акте прописывается информация об участниках комиссии, перечень утраченной документации и подробности о ней (названия, номера дел, дата заведения и закрытия). Описывается причина утраты, возможность восстановления. Акт об утрате визируется участниками комиссии и руководителем.

Несмотря на то, что подобные акты составляются в свободной форме, компании разрабатывают собственные образцы, руководствуясь общепринятыми правилами. Скачайте примеры актов в формате ворд бесплатно. Вы сможете их использовать в работе или применять для собственных шаблонов.

Скачатьдокументы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Акт приема-передачи документов
Акт об утрате документов
Акт приема передачи дел при смене директора
Акт приема передачи дел при смене бухгалтера

Источник: https://Dogovory.com/dogovori/2812-akty-priema-peredachi-i-unichtozheniya-dokumentov.html

Акт об уничтожении документов

Акт о перечне документов на уничтожение образец

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов.

Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания.

Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства.

Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования.

«Первичка» же хранится немного меньше 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте. Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом.

Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода). При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.

Как составляется акт

Изначально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

  1. «О выделении к уничтожению…»
  2. «Об уничтожении»
  3. и др.

Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним. Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, на основании которого и составляется акт. Форма стандартная. Образец приведён на изображении ниже:

Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: в шапке слева указывается наименование организации, справа — «УТВЕРЖДАЮ, Генеральный директор» и персональные данные руководящего лица.

Ниже указывается дата утверждения. Затем (под реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату и номер).

Затем перечисляются входящие в экспертную комиссию лица и присутствовавшие наблюдатели.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

  1. Порядковый номер в таблице
  2. Название дела или группы документов;
  3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
  4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
  6. Общее количество единиц на хранении;
  7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
  8. Примечания

Пункт «И того» с указанием общего количества единиц для списания и периода выборки документации (например, 2001-2005 год). Информация о председателе и членах комиссии.

Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.И.

О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:

по теме: 

Скачать документ с пустым бланком акта о выделении документов к уничтожению можно по этой .

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/akty/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov-blank-obrazec-skachat-besplatno.html

Юриспруденция
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: